Det är oerhört viktigt att en VD förstår hela sitt ansvar, både det juridiska och finansiella ansvar som följer med tjänsten men även det moraliska kulturbärande man som VD har för sitt varumärke och sin personal. I alla större bolag är det standard att ha en VD-instruktion med tydliga beskrivningar av uppdrag, ansvar och mandat beskrivet. KalmarAkademien rekommenderar alla bolag, även 1-mans företag där ägare också är VD, att ha en VD-instruktion upprättad för att tydliggöra vad som ska göras av VD kontra styrelse
Detta avtal bör innehålla beskrivning av VD´s roll och ansvar såsom;
- Vilka avtal VD får ingå
- Vilka dokument får VD skriva under med sin firmateckning
- Vilka beloppsgränser för den löpande förvaltningen, investeringar och övrigt har VD att förhålla sig till innan styrelsens godkännande måste inhämtas
- Vilket juridiskt och finansiellt ansvar har VD om något går fel
- Fastställ VD´s ansvar för bokföring, skatter och avgifter
- Under vilka villkor får VD uttala sig i media
- Var går gränslinjerna mellan VD och styrelse i ansvar
- Hur sker rapportering till styrelse
En VD-instruktion skall vara undertecknad av styrelsens ordförande samt av tillträdande VD senast på tillträdesdagen. Vardera parten skall behålla var sitt exemplar av dokumentet. Vid tvist används detta dokument för att påvisa de överenskomna villkoren. Det som normalt sedan sker är att anställningsavtalets villkor i kombination med VD-instruktionen lämnar goda riktlinjer för vad som bör ske.
Har bolaget ett väl fungerande styrelsearbete och bra rapporter av den löpande förvaltningen så är det ofta enkelt att styra tillbaka en VD som av någon anledning gör avsteg från sin instruktion.
I samband med den årliga löneöversynen kan det vara bra att även gå igenom VD-instruktionen och dessutom dokumentera att har en samsyn, alternativt att det finns något ni inte är överens om. Eventuella meningsskiljaktigheter måste sedan följas upp och hanteras för att inte blomma ut till något värre.
Vid minsta osäkerhet är det bra att ta hjälp för att få en väl formulerad VD-instruktion.
